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关于移交2007年度部门档案材料的通知,关于做好2008年度档案归档工作的通知

各系(院、部)、各部门:

关于做好2008年度档案归档工作的通知

文章出处:作者:发布时间:2009-03-25

校属各单位、机关各部门: 档案是学校历史的真实记录,是学校发展过程中积累的宝贵财富。各单位要本着对学校历史负责的态度,认真做好2008年度文件材料归档工作。为保证2008年度全校文件材料立卷归档工作的顺利开展,现将有关事项通知如下:一、各单位分管档案工作负责人要充分认识档案在学校建设中的重要作用,亲自抓好本部门2008年度归档工作的安排、协调与检查,督促工作人员做好文件的清理与收集,及时解决归档工作中出现的问题,要严防留存档案拒不归档、遗失和损毁档案、篡改档案、归档不全等现象的出现。 二、各单位兼职档案员要认真履行文件材料收集归档职责,指导本单位工作人员初步做好文件材料的收集、整理、鉴定工作。收集工作要覆盖单位内每一个科室、每一个工作人员,确保文件材料的齐全完整。兼职档案员负责本单位档案的移交工作,单位内其他工作人员将文件材料收集、整理完毕后,交由单位兼职档案员汇总,兼职档案员整理、鉴定后,认真填写归档材料移交目录和卷内备考表,经单位分管档案工作负责人检查签字后,及时向校档案馆移交。 三、部门立卷归档的组织、文件材料的立卷分工、文件材料的立卷要求和归档要求,严格按照《湖北工业大学部门立卷归档实施细则》(湖工大规[2007]1号)执行。文件材料的收集范围、分类方案、鉴定标准、保管期限的划分,严格按照《湖北工业大学档案实体分类实施细则》(湖工大规[2008] 1号)执行。 四、2008年度由学校盖章印发的带字号红头纸质文件及其电子文件,由学校办公室统一收集归档;由各单位盖章印发的红头纸质文件及其电子文件由各单位收集归档;非红头的重要电子文件由各单位负责收集与归档。电子文件归档具体要求参见《湖北工业大学电子文件归档办法》(湖工大规处[2006]2号)。五、只形成了电子文件而未形成纸质文件的重要文件材料,应打印成纸质文件后与电子文件一并归档。六、不属于归档范围的校外单位文件材料,特别是上级单位文件材料,应向校档案馆移交作为资料短期保存。不属于归档范围的校内文件材料,各单位应作为备查材料短期保存。 七、申博办公室在申博工作中所形成的纸质及其电子文件,由研究生处负责收集归档。 八、各单位在做好2008年度文件材料收集工作的同时,要注意2008年度前应归档而未归档文件材料的收集、整理与归档。 九、各单位务必于2009年6月底前完成各种档案的移交归档工作。 十、校档案馆负责全校归档工作的业务指导,联系电话:88028339。档案馆同时要履行监督职责,及时将各单位归档情况进行汇总,向校领导和单位分管档案工作负责人汇报。

附件一:归档材料移交目录 附件二:卷内备考表

发 展 规 划 处 二○○九年三月十二日

2007年度档案材料收集工作业已开始,请你们认真做好本部门2007年度归档材料的收集、整理和预立卷工作,并于2008年4月底前将整理好的档案材料移交校综合档案室。

特此通知。

附件:档案材料移交目录

二00八年三月十二日

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